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【校长办公室】体育电竞做好OPE论坛60周年校庆工作材料归档工作的通知

各单位:

建校60周年是OPE论坛发展和建设的重要里程碑,本次60周年庆典活动全面总结了OPE论坛60年的办学经验,充分展示了建校60年的办学成果及成就,提升了学校在海内外的影响力和知名度。

围绕校庆工作,学校形成了大量宝贵的文字材料、声像资料和实物,完整的记录了建校60周年校庆重大活动的每时每刻,对传承学校历史文化与转化办学成果,弘扬OPE精神,促进学校今后建设与发展有重要的借鉴和参考价值,值得永久保存。请各单位切实做好校庆相关资料的收集、整理与归档工作,现就有关事项通知如下:   

         一、基本原则

各单位要高度重视,本着对学校历史和未来负责的态度,坚持真实性、原始性、规范性的基本原则,指定专人负责归档工作,确保有保存价值的各种载体形式的材料完整规范、收集齐全。

         、校庆工作材料收集归档分工

        1.校庆办及各工作组负责学校层面开展的庆典和纪念活动形成的校庆材料(含纸质文件、电子文件、声像、实物)的收集、整理和移交工作;

        2.各单位负责本单位校庆材料(含纸质文件、电子文件、声像、实物)的收集、整理和移交工作;

         3. 学校综合档案室负责对校庆材料的收集工作进行指导,并接收各单位移交的校庆材料,进行集中整理归档保管。

         、归档范围

凡是在校庆工作中(包括筹备阶段、庆典阶段和总结阶段)产生的,具有保存利用价值的文字、图表、实物、声像等各种不同载体形式的材料都应当归档保存。归档材料凡是有电子版的,要求纸质与电子版同步归档。具体归档范围如下:

 

 

 

 

 

1.校庆纪念大会等重要会议的主持词、领导讲话稿、会议议程等

2.校庆纪念大会等重要会议的出席人员名单(包括各级领导、重要来宾及校友等)

3.校庆(院庆、学术研讨会)庆典等活动的方案、工作安排、计划、总结、请示、批复、通知等

4.与校庆有关会议的会议记录、纪要

5.外单位贺信、贺电等

6.各类成就展、设计展全套彩色打印件(或刻制光盘)

7.宣传部、学院等各单位印刷的宣传印刷品、校友录、学术研讨会论文集、校庆系列文化产品(文化丛书、诗集、书画作品集等等)

8.各新闻媒体对OPE论坛校庆活动的相关报道材料

9.有关校友捐款、捐物的财务清单和物品清单

10.校庆期间接待重要来宾名单(与会议不重复的)

11.校庆工作中从个人手中收集重要文字类材料

12.校庆工作(含筹备阶段)中形成的其他重要的有保存价值的文字材料等


  声

 

1.各单位为校庆而形成的声像类材料(含照片、光盘等),比如《口述OPE史》、访谈录等的光盘

2、各单位在校庆工作中从个人手中收集的重要照片

 


  实

1.学校及各单位为校庆而设计的各类校庆纪念品、纪念校徽等实物

2.各单位在校庆工作中从个人手中收集的重要的有纪念意义的实物

3.外单位、校友等赠送OPE论坛的有保存价值的书画、题词、礼品、纪念品或登记册

        四、归档要求和归档时间

        1.各单位档案工作分管领导及校庆工作组各组组长要切实加强领导,重视此项工作,及时布置和检查60周年校庆的归档工作;各单位的兼职档案员要认真做好60周年校庆材料归档工作,归档文件材料要齐全完整、手续完备。

        2.照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点,并附简明文字说明(含基本内容:人物、时间、地点、事由)。录像资料要有效、可读,并附有说明。

        4.归档时间。要求各单位在20181022日(周一)前向学校综合档案室移交校庆工作材料。

        5.校庆工作材料归档时由形成部门编制《移交清单》一式两份(见附件),交接双方签字、盖章,各保存一份备查。

综合档案室联系人:焦静  60600080

校办公室联系人:侯进飞  60600085

                                 校办公室   
                        
2018
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附件:体育电竞校庆60周年活动归档文件移交清单.docx
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